1.1 ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
บัญชีแยกประเภททั่วไปจะทำหน้าทีจัดเก็บแผนผังบัญชี (Chart of Account) ไว้ เป็นศูนย์กลางและงบดุลทางด้านการเงินของทั้งองค์กร โดยจะรองรับทุกส่วนของขั้นตอนทางการบัญชีของธุรกิจ ในโมดูลนี้รายการเปลี่ยนแปลง (Transactions) ทางการเงินและบัญชีจะถูกโอน (Posted) ประมวลผล สรุป และรายงาน โดยจะเก็บรักษาการตรวจสอบบัญชี (Audit Trail) ที่สมบูรณ์ของรายการเปลี่ยนแปลง และทำให้หน่วยงานแต่ละส่วนสามารถที่จะดูข้อมูลข่าวสารการเงินของ หน่วยงานได้ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ดีควรจะสนับสนุนขั้นตอนการทำงานสำคัญๆ เหล่านี้
• โครงสร้างแผนผังบัญชี (Chart of Account)
• การจัดการระบบบัญชีแยกประเภท (Ledger Management)
• การรวบรวมงบการเงินและการรายงาน (Financial Consolidation and Reporting)
• การบันทึกสมุดบัญชีรายวัน (Journal Entry)
• รายการเปลี่ยนแปลงบัญชีแยกประเภทใบสำคัญในสมุดบัญชีรายวัน (Journal Voucher Ledger Transactions)
• บัญชีแยกประเภทต้นทุนของโครงการ (Project Cost Ledger)
• การควบคุมบัญชีแยกประเภท (Ledger Control)
• การบัญชีต่างสกุลเงินและการแปลงอัตราแลกเปลี่ยน (Multicurrency Accounting and Conversion)
• รองรับการบันทึกบัญชีแบบหลากมิติ อาทิเช่น Cost Center / Business Area / Project Code / Project Sub Code / Segmentation Code 1 - 10
• การสอบถามข้อมูลและรายงานแบบทันทีทันใด (On-Line Inquiry Reporting)
• รายงานงบการเงิน (Financial Statement Reporting)
• การสร้างรายงานทางการเงิน (Financial Report Writer)
• รายงานทางการเงินเพิ่มเติม (Additional Financial Reporting)
1.2 ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable)
ระบบบัญชีเจ้าหนี้จะทำหน้าที่กำหนดตารางการจ่ายตัวเงิน ซึ่งต้องชำระให้ ผู้จำหน่ายและผู้แทน จำหน่าย และเก็บรายละเอียด ข้อมูลข่าวสารที่ถูกต้องเกี่ยวกับการเป็นหนี้ วันที่ครบกำหนดจ่าย และส่วนลดที่มีให้ โดยโมดูลนีจะจัดเตรียมหน้าทีการทำงานและเชื่อมโยงเข้ากับระบบงานอื่น ๆ เช่น การบริการลูกค้า การจัดซื้อ การควบคุมคลังสินค้าและวัตถุดิบ และควบคุมโรงงานผลิต โมดูลนี้ควรจะสนับสนุนขั้นตอนการทำงานสำคัญๆ เหล่านี้
• ระเบียบและนโยบายบัญชีเจ้าหนี้ขององค์กร (AP Company Policies & Procedure)
• ข้อมูลหลักของผู้ ขายและหลักฐานการจ่ายเงิน (Suppliers / Voucher Master Data)
• การควบคุมการชำระเงิน (Payment Controls)
• การทำใบกำกับสินค้า และการวิเคราะห์ระยะเวลาการชำระหนี้ (Invoice Processing & Aging Analysis)
• การชำระเงิน (Payment Processing)
• ใบสำคัญในสมุดบัญชีรายวัน (Journal Voucher Processing)
• การโอนข้อมูลบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (AP Ledger Posting)
• กรรมวิธีการทำเช็ค (Check Processing)
• รายการเปลี่ยนแปลงบัญชีเจ้าหนี และการควบคุม (AP Transactions & Controls)
• รายงานต่าง ๆ สำหรับบัญชีเจ้าหนี้ (AP Reporting)
1.3 ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable)
ระบบบัญชีเจ้าหนี้จะทำการติดตามกำหนดการจ่ายเงินจากลูกค้าที่จะต้องทำการจ่ายให้องค์กร โดยบรรจุเครื่องมือที่จะทำการควบคุม และเร่งการรับเงินจากรายการที่บันทึกไว้ของใบสั่งขาย
(Sales Order) เพื่อโอนไปเป็นการรับชำระหนี้ โมดูลนี้ควรจะสนับสนุนขั้นตอนการทำงานสำคัญๆ เหล่านี้
• ระเบียบและนโยบายบัญชีและลูกหนี้ขององค์กร (AR Company Policies & Procedure)
• ข้อมูลหลักของลูกค้าและหลักฐานการรับเงิน (Customer / Voucher Master Data)
• การทำใบสำคัญในการรับเงิน และการวิเคราะห์ระยะเวลาการรับชำระหนี้ (Bill Processing & Aging Analysis)
• การบริหารเงินเชื่อ (Credit Management)
• เอกสารในการรับชำระเงินสด และขั้นตอนการรับเงิน (Credit/Payment Application, Receipt Processing)
• ใบสำคัญในสมุดบัญชีรายวัน (Journal Voucher Processing)
• การโอนข้อมูลบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ (AR Ledger Posting)
• การบัญชีต่างสกุลเงินและการแปลงอัตราแลกเปลี่ยน (Multicurrency Accounting & Conversion) รายการเปลี่ยนแปลงบัญชีลูกหนี้ การควบคุม (AR Transactions & Controls)
• รายงานต่าง ๆ สำหรับบัญชีลูกหนี้ (AR Reporting)
1.4 รายงานการเงิน (Financial Reporting)
รายงานการเงินทำให้ สามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพขององค์กรได้ แม่นยำขึ้นโดยอาศัยข้อมูลจากรายงานเหล่านั้น โดยรายงานเหล่านี้จะอนุญาตให้ องค์กรย่อยทราบรายละเอียดทางด้านการเงิน
(Financial Information) ขณะเดียวกัน องค์กรใหญ่ ที่ถือหุ้นในองค์กรย่อย (Subsidiaries) จะสามารถตรวจสอบผลการดำเนินการขององค์กรสาขาทั้งหมดและดูข้อมูลข่าวสารรวม (Consolidate) ไดัเช่นกัน โดยระบบควรจะมีเครื่องมือให้ ผู้ใช้ สามารถสร้างรายงานเพิ่มขึ้นเองได้และจัดเตรียมความลึกที่เพียงพอของข้อมูล (Depth of Data) และการเข้าถึงข้อมูลการเงินที่จะ
สามารถสรุปได้ จากข้อมูลทั้งหมด